IT jest wszędzie
Obecnie nie istnieje żadna firma, która by nie wymagała narzędzi IT. Praktycznie w każdej dziedzinie biznesu, każda firma, musi takowymi się posługiwać. Nawet freelancer musi rozliczać podatki i współcześnie bardzo trudno robić to bez dedykowanego oprogramowania księgowego. W zależności od wielkości firmy, dostęp do takiego oprogramowania może być realizowany w postaci usługi, świadczonej przez firmę zewnętrzną, lub też należy zakupić własne narzędzie do ewidencjonowania wszystkich zdarzeń biznesowych. A to dopiero początek styku biznesu i technologii IT.
Wszechobecny internet wymusza coraz więcej narzędzi, które w praktyce są oprogramowaniem. A to oprogramowanie wymaga środowiska pracy. A środowisko pracy wymaga konkretnych zasobów sprzętowych, itd.
Czy to do marketingu, czy do e-commerce, czy do ewidencji kontaktów z klientami, czy też do nadzorowania procesów wewnątrz organizacji, rozliczania podatków, naliczania wynagrodzenia, logistyki i magazynowania – ilość narzędzi informatycznych rośnie geometrycznie wraz ze zwiększaniem się przedsiębiorstwa.
W pewnym momencie właściciele lub kadra zarządzająca firmą stają przed dylematem, jak mocno inwestować w kompetencje informatyczne własnych pracowników. Temat jest o tyle wart uwagi, że nie wszystkie firmy prowadzą biznes w internecie, nie wszystkie też produkują oprogramowanie czy prowadzą projekty informatyczne.
Powstaje zatem pytanie: jak mocno rozwijać dział IT oraz jaką część swojego przychodu przeznaczać na narzędzia informatyczne? Osobnym zagadnieniem jest odpowiedź na pytania z dziedziny IT, w kategoriach jakie narzędzie wybrać, w jakim modelu go używać oraz w jakim kierunku technologicznym powinna rozwijać się część IT w danym przedsiębiorstwie.
Na czym polega rola CTO?
W przedsiębiorstwach, których biznes mocno zależy od narzędzi IT, za tę część przedsiębiorstwa odpowiada osoba, której stanowisko najczęściej określane jest skrótem CTO (Chief Technology Officer).
Zadaniem CTO jest wyznaczenie krótko- i średniookresowej wizji rozwoju systemów IT przedsiębiorstwa. Nie mniej ważnym zadaniem jest także podejmowanie decyzji technologicznych w wyborze konkretnych narzędzi, które tę wyznaczoną wizję rozwoju mają realizować.
Kompetencje CTO powinny być dość szerokie. Taka osoba powinna znać się nie tylko na technologiach, ale także musi mieć dużo szersze umiejętności biznesowe. Szczególnie chodzi o umiejętności z zakresu utrzymania i rozwoju narzędzi IT, z zakresu światowych trendów w danej dziedzinie IT, księgowo-podatkowego, a także bezpieczeństwa IT oraz określania i znajomości kompetencji poszczególnych działów nie tylko z sektora IT, ale także całego przedsiębiorstwa.
Współczesne IT musi ściśle współpracować z biznesem. Skończyły się czasy, gdy „informatycy” zajmowali się wyłącznie swoimi „zabawkami”, w oderwaniu od procesów sprzedaży, księgowości czy obsługi klienta. Obecnie każda dziedzina biznesu może podlegać informatyzacji. Pozostaje wyłącznie podjęcie decyzji, czy warto to robić. A jeżeli warto się tym zająć, to jak to ma być zrobione, aby współdziałało z całą organizacją?
Na dowód tego, że nie jest to proste i banale zadanie przytoczę wyniki jednego z raportów (http://go.panorama-consulting.com/rs/panoramaconsulting/images/2016-ERP-Report.pdf) opracowanych na potrzeby firmy Gartner. Raport dotyczył wniosków z wdrażania systemów ERP (systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa). Wnioski z ankiety przeprowadzonej na setkach firm z całego świata pokazują, jak trudny i skomplikowany jest to proces. Nawet w przypadku, gdy problem był znany już wcześniej.
81% firm, przed wdrożeniem nowego systemu ERP, posiadało już jakiś system ERP. Wydatki na wdrożenie nowego systemu ERP także nie były małe, bo u 35% firm pochłonęły ok. 1-2% rocznego przychodu, a 20% firm wydało nawet więcej, bo 3-5% swojego rocznego przychodu. Opinia po zakończeniu wdrożenia, u 74% ankietowanych szefów działów IT zaskakuje.
Wszyscy stwierdzili, że po zakończeniu wdrożenia najchętniej wybrałoby system ERP… na nowo! Widać zatem, że połączenie narzędzia IT z procesami biznesowymi przedsiębiorstwa wcale nie jest proste, tanie i szybkie.
Większość małych i średnich firm, a także startupów, nie wymaga pełnoetatowego CTO. Nie ulega wątpliwości, że każda z tych firm wymaga opracowania krótko- i średniookresowej strategii rozwijania narzędzi IT. Jak to zrobić? Na pomoc w tej kwestii może przyjść usługa outsourcingu CTO.
Kiedy skorzystać z outsourcingu CTO?
Outsourcing roli CTO to stosunkowo nowa dziedzina usługowa IT, gdzie zamiast zatrudniać etatowego CTO, „wynajmuje się” usługę doradztwa w tym zakresie. W ramach takiego outsourcingu najpierw następuje proces poznawczy. Wymaga to poznania strategii takiej firmy, jej obecnych zasobów, modelu współpracy, a także poznania wszystkich obecnych i planowanych w najbliższym czasie procesów biznesowych.
Ponadto taka analiza powinna być wielowątkowa i wielopłaszczyznowa, gdzie przewidzieć należy parę scenariuszy rozwoju takiej firmy w ciągu najbliższych 2-3 lat. Okres nie jest przypadkowy, ponieważ 2-3 lata to czas, po którym warto – z księgowego punktu widzenia – rozważać wymianę systemów IT.
Zadaniem zewnętrznego CTO jest zgromadzenie całej powyższej wiedzy i zaproponowanie możliwych scenariuszy rozwoju narzędzi i zasobów IT danej firmy. Oczywiście nie bez znaczenia jest także budżet, jaki trzeba zaprezentować dla każdego z opracowanych scenariuszy. Dzięki temu właściciel czy zarząd przedsiębiorstwa jest w stanie określić, jak takie wydatki wpłyną na założony model biznesowy firmy.
Zaakceptowanie kierunku rozwoju IT określa ciąg przyczynowo-skutkowy w zakresie budowy konkretnych narzędzi IT oraz budowy zespołu IT w firmie. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw nie jest wymagane posiadanie etatowego CTO, ponieważ ilość decyzji, jakie należy podejmować podczas wdrożeń, jest stosunkowo mała. Jednak podejmowanie złych decyzji na etapie początkowego rozwoju biznesu każdego przedsiębiorstwa może zdecydować o ich istnieniu, a na pewno ma bezpośrednio wpływ na tempo ich rozwoju.
Outsourcing CTO można porównać do usługi doradztwa podatkowego. Tylko duże firmy zatrudniają ludzi z tego typu kompetencjami. Większość zleca analizę optymalizacji podatkowej firmom zewnętrznym. Na podstawie takich analiz podejmowane są decyzje w zakresie modelu biznesowego przedsiębiorstwa.
Nie inaczej jest w przypadku outsourcingu CTO. Tutaj także nie ma potrzeby zatrudniania osoby, która będzie na co dzień prowadzić nadzór nad wdrożeniem i utrzymaniem narzędzi IT. Jednak niezbędna jest wiedza i doświadczenie do wyznaczenia krótko- i średniookresowej strategii informatyzacji przedsiębiorstwa.
Na bazie takiej strategii można uwzględnić w modelu biznesowym przedsiębiorstwa wszystkie obecne, jak i potencjalne przyszłe wydatki, które będą niezbędne do uwzględnienia w przypadku rozwoju przedsiębiorstwa. Błędne decyzje w zakresie doboru narzędzi IT nie tylko mogą mieć negatywny wpływ na tempo rozwoju przedsiębiorstwa, ale w przypadku jego szybkiego rozwoju mogą mocno ograniczać czy utrudniać procesy biznesowe firmy.
W efekcie czego powstają straty, zarówno materialne jak i „straty czasu”. A jedne i drugie mają swoją cenę. Zmiana błędnie dobranych narzędzi IT to nie tylko proces wymagający sporych nakładów. Wymagana jest wiedza co do zakresu zmian, choć nawet ta wiedza wcale nie musi oznaczać sukcesu. Cytowany wyżej raport przygotowany dla firmy Gartner jest tylko jednym z wielu oczywistych dowodów.
Podsumowanie
Nie każde przedsiębiorstwo potrzebuje etatowego szefa ds. technologii informatycznych. Jednak każdy zarząd powinien opracować strategię rozwoju systemów informatycznych w swojej firmie. Strategia pozwala uniknąć powstania tzw. silosów technologicznych, których utrzymanie jest bardzo drogie, mało efektywne i może w niedalekiej przyszłości narazić firmę na realne straty, zarówno finansowe jak i wizerunkowe.
Do opracowania strategii informatycznej firmy nie muszą posiadać własnego CTO. Zamiast tego, mogą wynająć jego usługi w postaci outsourcingu CTO. W ten sposób firma ponosi wyłącznie koszt wykonania usługi opracowania wielowariantowej strategii rozwoju oraz ewentualnego nadzoru nad wdrażaniem wybranej drogi rozwoju systemów informatycznych.
W ten sposób, podobnie jak przytoczonym przykładzie usług doradztwa podatkowego, można znacząco zoptymalizować wydatki przedsiębiorstwa w zakresie IT, jednocześnie posiadając pełen przegląd możliwości, na każdym etapie rozwoju biznesu.
