Wyzwanie
Duże organizacje mają najczęściej skomplikowane i bardzo szerokie wymagania, jeśli chodzi o rozwiązania informatyczne. Jak wynika z badań, działy IT stanowią jedno z największych obciążeń dla firmy, jeśli chodzi o generowane koszty. Dodatkowo muszą one dzielić swój czas pomiędzy prace administracyjne, zamawianie oraz konfigurowanie sprzętu i oprogramowania, a także bieżącą obsługę helpdeskową, zarówno dla klientów wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Ogrom tych zadań i ich rozpiętość tematyczna powodują, że zwykle jakaś ich część jest zaniedbywana. Potrafi to być bardzo niebezpieczne dla organizacji, ponieważ np. nieprawidłowo skonfigurowany komputer może ułatwić przeniknięcie do firmowej sieci oprogramowania ransomware, a niedbały wybór komponentów szybsze zużywanie się sprzętu.
W takim przypadku zwykle stosuje się usługi outsourcingowe, które możemy różnie skonfigurować, od samej administracji aż po całościowe zarządzanie wszystkimi aspektami IT (IT-as-a-service, lub ITaaS).
Agencja Plej jako duża organizacja pracująca na zaawansowanych rozwiązaniach IT potrzebowała zarówno obsługi administratorskiej, jak i bieżącej pomocy w konfiguracjach, podzespołach i sprzęcie oraz oprogramowaniu.
Rozwiązanie
Usługa, którą realizujemy od półtora roku dla liczącej ponad 150 osób Agencji, składa się z codziennej obsługi w zakresie helpdesku i troubleshootingu oraz zdalnego wsparcia administracyjnego. Dedykowani pracownicy wspomagają zespół Agencji w jej siedzibie, przyjmując tickety i pomagając użytkownikom. Poniżej wymieniamy przykłady naszych zadań.
Administrowanie serwerami i siecią (Windows):
- Tworzenie i zarządzanie środowiskami Active Directory
- Tworzenie zasad Group Policy dostosowanych do konkretnych użytkowników
- Nadawanie uprawnień
- Tworzenie drzew organizacji
- Reset haseł
- Dodawanie/usuwanie użytkowników, grup, praw
- Przydzielanie dostępu do zasobów
- Tworzenie Grup Bezpieczeństwa (Security Groups)
- Obsługa usług Active Directory – NPS, DHCP, DNS, File Storage
Środowisko Office 365:
- Obsługa panelu/pakietu Office 365
- Zarządzanie środowiskiem organizacji w Office 365
- Archiwizacja danych poczty
- Polityka haseł, w tym resetowanie i pomoc w odzyskiwaniu
- Przydzielanie licencji
- Tworzenie grup dystrybucyjnych i skrzynek udostępnionych
- Poczta e-mail – tworzenie skrzynek i zarządzanie
- Tworzenie i konfiguracja MS Teams
- Sharepoint
- Obsługa i przydzielanie OneDrive
- Kalendarz
- Przydzielanie i rozwiązywanie problemów
Spersonalizowane działania IT:
- Zarządzanie serwerami i macierzami dyskowymi
- Replikacja za pomocą z podstawowego Centrum Danych do Zapasowego Centrum Danych
- Zarządzanie sieciami Ethernet i WiFi
- Wsparcie użytkowników od 1. do 3. linii wsparcia
- Wdrożenie usług antywirusowych na komputerach użytkowników
Oprócz działań reaktywnych, związanych z codzienną obsługą, nasz zespół na bieżąco skanuje systemy i sprzęt i proponuje rozwiązania optymalizujące środowisko pracy. Regularnie przeprowadzamy również audyty wszystkiego, co jest związane z IT. Dzięki temu, zarząd Agencji jest informowany na bieżąco zarówno o mocnych stronach, jak i słabościach swojej infrastruktury.
Helpdesk w czasie pandemii
Sytuacja związana z COVID-19 wymusiła zmianę modelu świadczenia usług. Przed marcem 2020 była to przede wszystkim pomoc z biura Klienta. Kiedy rozpoczęły się obostrzenia, przeszliśmy na model hybrydowy, z czasem pracy podzielonym między świadczenia zdalne i cykliczne wizyty w biurze Pleja. Dodatkowo do naszych obowiązków zostało dodane zapewnienie płynnej pracy podczas całego okresu home office.
Jako Data Space pomagamy Agencji również w tworzeniu konkretnych technicznych rozwiązań, takich jak chmura prywatna czy migracja środowiska IT na platformę Docker. Stanowią one jednak odrębne usługi w stosunku do opisywanej powyżej.
Komentarz Klienta
Współczesny marketing w dużej mierze opiera się o rozwiązania digitalowe. Do ich przygotowywania potrzebny jest nie tylko nowoczesny sprzęt, ale też dobrze działająca infrastruktura IT, nad którą pieczę sprawuje Data Space.
Obejmuje to zarówno administrację naszymi systemami, wdrażanie użytkowników, dystrybucję licencji a także bieżące prace nad rozwojem systemów. Dzięki temu nie musimy rozpraszać naszych budżetów na wyodrębnienie działu zajmującego się IT i możemy skupić naszą uwagę na core-owej działalności agencji.
Outsourcing sprawdził się również podczas wymuszonego przejścia na home office. Dla firmy zatrudniającej ponad setkę pracowników taka operacja jest bardzo skomplikowana i czasochłonna. Pomoc Data Space umożliwiła nam szybką i bezpieczną zmianę modelu świadczenia pracy.
Daniel Szostak, PMO Director
Agencja Plej