Polityka prywatności
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1. Polityka Prywatności (dalej także jako „Polityka”) ma charakter informacyjny i jest spełnieniem obowiązków informacyjnych nałożonych na administratora danych przez RODO tj. Rozporządzenie 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”). Każdy, kto korzysta ze strony internetowej pod adresem https://dataspace.pl (dalej jako „Strona” lub „Witryna”) powinien zapoznać się z Polityką Prywatności.
1.2. Niniejsza Polityka określa zasady gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze Strony oraz wykorzystania plików cookies w związku z funkcjonowaniem Strony.
II. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
2.1. Administratorem danych osobowych jest DATASPACE Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Toruniu, adres: ul. Włocławska 161, 87-100 Toruń, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu, pod numerem KRS 0000969744, NIP 9562300700, REGON 341307740 (dalej jako „Administrator" lub „DATASPACE").
2.2. W razie pytań lub wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem tych danych przez Administratora, można się skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych listownie (z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych") na podany powyżej adres siedziby lub przez email: sekretariat@dataspace.pl.
III. CELE, ZAKRES, PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH
3.1. Podawanie przez Użytkownika Strony danych osobowych jest dobrowolne, jednakże czasami może być konieczne do celów związanych ze współpracą z Administratorem, dlatego niepodanie danych osobowych może niekiedy stanowić podstawę do odmowy nawiązania współpracy przez Administratora bądź jej rozwiązania.
3.2. Zakres danych, jakie przetwarzamy, zależy od tego, jakie informacje przekaże Administratorowi Użytkownik np. w związku z korzystaniem ze Strony, zawarciem oraz wykonaniem umowy lub odpowiednio pośrednio firma, która tworzy dla niego konto w Panelu. Szczególnie dane osobowe Użytkownika tj. w zakresie imienia, nazwiska, nazwa firmy, adres siedziby, NIP, adresu e-mail, nr telefonu, dane rozliczeniowe, wizerunek utrwalony na monitoringu wizyjnym (osób odwiedzających Data Center Administratora) i ewentualnie inne wskazane przy konkretnych usługach, będą przetwarzane w celach:
3.2.1. związanych ze współpracą lub nawiązaniem współpracy z Administratorem;
3.2.2. prowadzenia korespondencji, w tym udzielenia odpowiedzi na zapytanie;
3.2.3. zawarcia lub realizacji umowy;
3.2.4. rozliczeń finansowo-księgowych;
3.2.5. prowadzenia działań marketingowych;
3.2.6. ochrony mienia;
3.2.7. ewentualnych sporów sądowych czy działań windykacyjnych.
3.3. Administrator pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od Użytkownika (m.in. poprzez formularz na Stronie, Konto w Panelu, wiadomości e-mail, podczas rozmowy telefonicznej, ustnie) lub pośrednio – np. jeżeli Użytkownik jest osobą wskazaną w firmie jako osoba do kontaktu z Administratorem).
(UWAGA: Jeśli z związku np. z zawarciem umowy, realizacją usługi, utworzeniem konta firmowego w Panelu dla współpracowników – osoba reprezentująca firmę przekazuje Administratorowi dane osobowe innych osób, wówczas zobowiązana jest poinformować te osoby o treści niniejszej klauzuli informacyjnej).
3.4. Podstawą przetwarzania danych osobowych Użytkownika jest, w szczególności:
3.4.1. zgoda na przetwarzanie danych osobowych udzielona w jednym lub większej liczbie określonych celów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
3.4.2. niezbędność do podjęcia działań na żądanie Użytkownika przed zawarciem umowy oraz do wykonania umowy (usługi, dostawy), zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
3.4.3. konieczność przechowywania dokumentacji na potrzeby rozliczeń podatkowych i wypełnienia innych obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
3.4.4. niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora danych lub przez stronę trzecią, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO takich jak skuteczna komunikacja za pośrednictwem osób wskazanych do kontaktu, bezpieczeństwo i ochrona infrastruktury, obrona przed roszczeniami i/lub dochodzenie wierzytelności, marketing bezpośredni, poprawa jakości usług oraz obsługi Użytkownika.
IV. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
4.1. Ogólną zasadą u Administratora jest przetwarzane danych osobowych do momentu realizacji celu, dla którego dane zostały pozyskane nie później jednak niż do upływu terminów na zgłoszenie roszczeń (lub obrony przed roszczeniami) wynikających z przepisów prawa, a po tym czasie jedynie w przypadku i zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. W szczególności okres przetwarzania przez Administratora danych zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania – np.:
4.1.1. w przypadku realizacji umowy - przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez czas niezbędny do: zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i/lub wypełnienia obowiązku prawnego Administratora,
4.1.2. dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu,
4.1.3. dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu wycofania zgody,
4.1.4. w przypadku braku nawiązania współpracy przez okres do 3 lat.
V. ODBIORCY DANYCH
5.1. Dane osobowe Użytkownika przekazywane są wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz upoważnionym przez Administratora podmiotom przetwarzającym dane osobowe w jego imieniu na podstawie zawartej umowy. W szczególności są to podmioty powiązane kapitałowo, informatyczne, kadrowe, księgowe, prowadzące działalność pocztową, kurierską, pomocy prawnej, płatniczą.
VI. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE
6.1. Dane osobowe Użytkownika nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
VII. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH
7.1. Co do zasady, dane osobowe Użytkownika nie będą przekazywane do państwa trzeciego poza obszar EOG oraz organizacji międzynarodowej.
VIII. PRAWA UŻYTKOWNIKÓW
8.1. Zgodnie z RODO, przysługują Użytkownikowi następujące prawa:
8.1.1. prawo dostępu do treści swoich danych,
8.1.2. prawo żądania sprostowania i usunięcia swoich danych osobowych,
8.1.3. prawo do przenoszenia swoich danych osobowych,8.1.4. prawo żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
8.1.5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
8.1.6. prawo do wycofania w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, jednak nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
8.2. Ponadto, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych, przysługuje Użytkownikowi prawo wniesienia w tym zakresie skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
8.3. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, Użytkownik powinien skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z Administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać. Przy czym w przypadku kontaktu na odległość, Administrator, na podstawie art. 12 ust. 6 RODO może żądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby, której dane dotyczą.
IX. BEZPIECZEŃSTWO
9.1. Administrator dba o bezpieczeństwo danych osobowych - starannie wybierając i stosując odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przetwarzanych danych osobowych stosownie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Administrator wdraża środki techniczne i organizacyjne, w celu skutecznej ochrony danych osobowych objętych niniejszą Polityką przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem, utratą, zmianą lub niewłaściwym wykorzystaniem.
9.2. Dostęp do danych jest przyznawany tylko osobom upoważnionym przez Administratora i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Ponadto, Administrator zobowiązuje partnerów/podwykonawców, aby także stosowali odpowiednie środki bezpieczeństwa w przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na jego zlecenie.
X. PLIKI COOKIES
10.1. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (np. komputerze, tablecie, smartfonie) podczas korzystania ze Strony. Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania Strony, poprawy jej funkcjonalności oraz dostosowania treści do preferencji Użytkownika. Wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje plików cookies:
10.1.1. cookies sesyjne – usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki internetowej,
10.1.2. cookies trwałe – przechowywane na urządzeniu Użytkownika przez określony
czas lub do momentu ich usunięcia przez Użytkownika.
10.2. Pliki cookies wykorzystywane przez Stronę nie służą do przechowywania danych osobowych ani do gromadzenia informacji umożliwiających bezpośrednią identyfikację Użytkownika.
10.3. DATASPACE może zapisywać niezbędne pliki cookies na urządzeniu Użytkownika w momencie wejścia na Stronę, jeśli jest to konieczne do jej prawidłowego funkcjonowania (np. zapewnienia stabilności działania, bezpieczeństwa, obsługi podstawowych funkcji). W przypadku niezbędnych pików cookies zgoda Użytkownika nie jest wymagana.
10.4. W przypadku innych rodzajów plików cookies (np. analitycznych, marketingowych, społecznościowych) DATASPACE uzyskuje uprzednią, wyraźną zgodę Użytkownika na ich stosowanie. Zgoda ta może być wyrażona poprzez odpowiedni wybór na banerze cookies.
10.5. Podczas pierwszej wizyty na Stronie Użytkownikowi wyświetlany jest baner informujący o wykorzystywaniu plików cookies. Wybór opcji „Zezwól na wszystkie” oznacza akceptację wszystkich plików cookies oraz potwierdzenie zapoznania się z informacjami dotyczącymi ich stosowania, celów oraz ewentualnego przekazywania danych partnerom DATASPACE.
10.6. Użytkownik może zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi plików cookies, wybierając opcję „Zezwól na wybór” na banerze cookies. Użytkownik ma również możliwość zmiany udzielonych zgód w dowolnym momencie, klikając w ikonę „spinacza” umieszczoną w lewym dolnym rogu Strony.
10.7. Użytkownik może także zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym wyłączyć zapisywanie plików cookies na swoim urządzeniu. Wyłączenie plików cookies może jednak wpłynąć na dostępność i funkcjonalność niektórych usług lub funkcji Strony.
10.8. Korzystając ze Strony, Użytkownik może otrzymywać pliki cookies pochodzące od podmiotów trzecich współpracujących z Administratorem (tzw. cookies zewnętrzne). DATASPACE wykorzystuje te pliki cookies m.in. do tworzenia anonimowych statystyk i analizowania ruchu na Stronie w celu jej optymalizacji. Informacje te są zanonimizowane, nie są łączone z danymi osobowymi Użytkowników i nie pozwalają na ich identyfikację, zgodnie z przepisami RODO. Informację o takich podmiotach Użytkownik znajdzie w banerze informującym o wykorzystywaniu plików cookies.
XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
11.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce.
11.2. Informacja o zmianach będzie publikowana na Stronie w zakładce Polityka prywatności.
11.3. Administrator zamieścił stosowną klauzulę informacyjną na Stronie jako „Obowiązek informacyjny (RODO)”.