Chmura dla firm - jak wybrać bezpieczne i dopasowane rozwiązanie

Chmura (tzw. cloud) to dziś jedno z najczęściej powtarzanych słów w świecie IT. Jednak wciąż zbyt rzadko mówi się o tym, co tak naprawdę oznacza dla firm. Dla jednych to sposób na wygodne przechowywanie plików, dla innych konieczność wynikająca z pracy zdalnej. Dla wielu to po prostu nowoczesny sposób działania bez inwestowania w infrastrukturę.

Ten artykuł nie jest przeglądem technologii ani rankingiem dostawców. To krótki przewodnik po tym, jak podejść do chmury mądrze, unikając nadmiaru opcji i marketingowych obietnic. Jeśli szukasz rozwiązania, które będzie działać realnie, bezpiecznie i zgodnie z potrzebami Twojego biznesu, to jesteś w dobrym miejscu.

Co oznacza chmura dla firm w praktyce?

Chmura to nie konkretna aplikacja czy jedna technologia. To model działania, w którym firma nie musi inwestować we własną infrastrukturę IT, by móc przechowywać dane, uruchamiać aplikacje czy zapewniać zespołowi zdalny dostęp do niezbędnych zasobów. Wszystko to odbywa się na serwerach zewnętrznego dostawcy. Fizycznie zabezpieczonych, stale monitorowanych i gotowych do działania niezależnie od warunków w firmie.

W praktyce chmura dla firm to przede wszystkim elastyczność i oszczędność czasu. Możesz z niej korzystać w wielu obszarach:

• od automatycznego backupu,
• przez systemy księgowe, CRM i ERP,
• aż po przechowywanie dokumentów i zarządzanie plikami w zespole.

Nie musisz martwić się o awarie sprzętu, dostępność w nocy, czy instalowanie aktualizacji, bo dostawca robi to za Ciebie. Co istotne, chmura nie musi oznaczać rewolucji w sposobie działania firmy. W wielu przypadkach jest to po prostu naturalna ewolucja. Kolejny krok w kierunku większej niezależności, lepszej organizacji pracy i podniesienia poziomu bezpieczeństwa.

Czy każda firma potrzebuje chmury?

Nie każda firma musi natychmiast robić migracji do chmury. Jednak coraz trudniej znaleźć powody, by z niej nie korzystać przynajmniej częściowo. W sytuacjach, gdzie pojawia się problem z miejscem na dane, trudność w zapewnieniu regularnych backupów czy potrzeba pracy zdalnej, to chmura staje się naturalnym rozwiązaniem.

Dla małych firm może to być sposób na uniknięcie kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem serwera. Dla większych zaś możliwość łatwego skalowania zasobów, tworzenia środowisk testowych, a nawet przechowywania kopii bezpieczeństwa w zewnętrznej lokalizacji.

Czasem jednak chmura nie ma sensu, na przykład gdy firma działa całkowicie lokalnie, bez potrzeby zdalnego dostępu do danych w chmurze, a pliki są w czasie rzeczywistym zabezpieczane w inny sposób, ale to raczej wyjątki. W większości przypadków chmura rozwiązuje realne problemy i odciąża zespół IT, który zamiast gaszenia pożarów może skupić się na wspieraniu rozwoju biznesu.

Jak wybrać bezpieczne rozwiązanie chmurowe dla danych i aplikacji?

Wybór chmury dla Twojej firmy to nie kwestia technologii, tylko zaufania. Chodzi o to, gdzie trafiają Twoje pliki, kto je obsługuje, jak są chronione i czy możesz liczyć na ciągłość działania. Dlatego, zanim zdecydujesz się na konkretne przedsiębiorstwo, warto zadać sobie kilka podstawowych pytań.

Pierwsze z nich: gdzie fizycznie przechowywane są dane? Jeśli znajdują się w Polsce lub w Unii Europejskiej, łatwiej o zgodność z przepisami (np. RODO) i szybsze działanie. Kolejna kwestia to dostępność – nie tylko w kontekście SLA, ale realnej możliwości kontaktu z kimś, kto pomoże, gdy coś się wydarzy. Czy zespół techniczny odpowiada w nocy, monitoruje infrastrukturę, reaguje proaktywnie?

Ważne jest także to, czy usługa umożliwia zarządzanie dostępem nie tylko całym firmom, ale także poszczególnym użytkownikom lub działom. Możliwość tworzenia dedykowanych folderów, przypisywania ról, sprawdzania historii aktywności to coś, co znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa i kontroli.

Na końcu dochodzimy do pytania o typ chmury. Dla firm potrzebujących szybkiego startu lub prostego backupu wystarczająca może być chmura publiczna. Organizacje przetwarzające informacje wrażliwe często wybierają chmurę prywatną, w pełni wydzieloną, o wyższych parametrach bezpieczeństwa. Coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania hybrydowe, w których jedne zasoby są „na miejscu”, a inne w chmurze, ale pod pełną kontrolą.

Czy serwer w biurze to jeszcze dobre rozwiązanie?

Wiele firm wciąż opiera się na lokalnym serwerze. Często z przyzwyczajenia lub dlatego, że „tak zawsze było”. To daje pewną kontrolę i fizyczną obecność urządzenia, ale wiąże się też z konkretnymi ograniczeniami. Trzeba zadbać o zasilanie, chłodzenie, miejsce, kopie zapasowe i regularne aktualizacje. To wszystko generuje koszty, czas i ryzyko przestoju, jeśli coś pójdzie nie tak.

W praktyce lokalny serwer sprawdza się tylko wtedy, gdy firma ma dedykowany dział IT i rzeczywiście potrzebuje rozwiązań, które trudno zrealizować w chmurze. Dla większości organizacji chmura jest dziś prostszą, tańszą i bezpieczniejszą alternatywą, szczególnie jeśli chodzi o backup, udostępnianie plików, aplikacje webowe czy pracę zdalną. Nie chodzi o to, by rezygnować z serwera za wszelką cenę, ale o to, by świadomie zdecydować, które zasoby warto trzymać lokalnie, a które przenieść do środowiska zaprojektowanego z myślą o niezawodności. Więcej o serwerach dedykowanych dowiesz się z naszego wcześniejszego artykułu.

Jakie dane, pliki i dyski warto przechowywać w chmurze?

Nie wszystko trzeba przenosić do chmury, ale są rzeczy, które zdecydowanie warto tam trzymać – ze względu na bezpieczeństwo, dostępność i wygodę zarządzania. Przede wszystkim są to rzeczy używane na co dzień przez zespół:

• dokumenty projektowe,
• raporty, zestawienia,
• materiały marketingowe,
• informacje klientów,
• dokumenty księgowe
• eksporty z systemów ERP i CRM.

Dzięki chmurze można je łatwo udostępniać, edytować i archiwizować bez obawy o utratę. Doskonale sprawdzają się także pełne obrazy dysków w chmurze oraz pliki wykorzystywane do automatycznego tworzenia kopii zapasowych. Backup informacji firmowych to jeden z najczęstszych i najbardziej racjonalnych powodów, by korzystać z rozwiązań chmurowych. Przechowywanie kopii poza lokalizacją firmy daje dodatkową warstwę ochrony przed awarią, kradzieżą czy błędami ludzkimi.

Warto też pomyśleć o folderach udostępnianych między działami czy użytkownikami. Zamiast przesyłać pliki mailem lub trzymać je lokalnie na komputerze, lepiej przechowywać je w strukturze, która umożliwia wygodne zarządzanie dostępem, tworzenie wersji dokumentów i ograniczenie ryzyka pomyłek.

Usługi chmurowe dla firm – co warto wiedzieć przed wyborem?

Rynek usług chmurowych jest pełen ofert, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie. Dlatego zanim wybierzesz konkretną opcję, warto wiedzieć, na co rzeczywiście zwrócić uwagę. Sam dostęp do plików czy przestrzeń dyskowa to za mało. Liczy się także jakość wsparcia technicznego, szybkość reakcji na awarie, przejrzystość umowy oraz możliwość skalowania usługi wraz z rozwojem firmy.

Sprawdź, czy dostawca umożliwia zarządzanie folderami i użytkownikami, czy pozwala samodzielnie konfigurować dostęp. A także czy oferuje backup i przywracanie plików w sytuacjach awaryjnych. Istotne może być również to, gdzie fizycznie znajdują się Twoje dane. Czy masz możliwość współpracy w modelu hybrydowym łączącym chmurę z własnymi zasobami.

Wiele firm zaczyna od rozwiązań takich jak Microsoft OneDrive, które dobrze sprawdzają się w pracy online. Jednak nie zawsze spełniają wszystkie wymagania biznesowe. Szczególnie w kontekście bezpieczeństwa, lokalizacji rzeczy w chmurze i poziomu kontroli.

Usługi chmurowe nie powinny być uniwersalnym rozwiązaniem dla wszystkich. Najlepsze efekty osiągają te firmy, które dopasowują chmurę do konkretnych procesów i potrzeb zespołu, a nie odwrotnie.

Usługi chmurowe w Dataspace – konkretne korzyści dla biznesu

Dobrze dobrana chmura potrafi realnie usprawnić działanie firmy. Od obsługi danych z dowolnego miejsca na świecie, przez bezpieczeństwo swoich danych, po elastyczność pracy zdalnej. Jednak nie każda usługa pasuje do każdego biznesu. Najważniejsze nie jest to, czy korzystasz z chmury, ale jaką wybrałeś i czy odpowiada Twoim potrzebom.

W Dataspace pomagamy firmom przejść przez ten proces spokojnie i z pełnym zrozumieniem. Jeśli chcesz porozmawiać o tym, co warto przenieść do chmury, a co zostawić lokalnie, to jesteśmy do dyspozycji. Bez zobowiązań i bez sprzedażowego ciśnienia. Po prostu po partnersku.