Oszczędności i inne zalety outsourcingu IT

Głównym mottem outsourcingu usług IT jest „Nie kupuj browaru, aby napić się piwa!”. Jeżeli Twoim głównym biznesem nie są usługi IT, zadaj sobie pytanie, czy potrzebujesz utrzymywać własny dział IT.

Gdzie zyskuje się na outsourcingu IT?

Jest kilka płaszczyzn, które generują realne profity dla firm decydujących się outsourcować IT.

Najpierw porządek

Jak pisaliśmy w 9 dobrych praktykach w outsourcingu IT, zanim zlecimy obsługę IT zewnętrznej firmie, należy dokonać aktualnego przeglądu tego, co firma ma, czego nie ma, czego potrzebuje, a czego już nie wykorzystuje w zakresie IT.

Robiąc taki kompleksowy przegląd zasobów IT – zarówno sprzętowo-programowych, jak i ludzkich – często okazuje się, że więcej jest niewiadomych niż wiadomych. To najczęściej pierwsza ważna oznaka tego, że outsourcing IT może być dobrą decyzją.

Wtedy okazuje się, że w całej firmie nie ma osoby, która posiadałaby kompleksową wiedzę o wszystkich zagadnieniach IT w firmie, takich jak ile i jakiego oprogramowania używamy, czy jest ono legalne, czy dysponujemy rezerwami sprzętu IT, czy wykupiony jest support dla oprogramowania i sprzętu, jakie informacje zostały przekazane firmom zewnętrznym, itd..

Bywa, że zarządom firm wydaje się, iż pełną wiedzą ilościową dysponuje księgowość. W praktyce tak nie jest, ponieważ spora część zakupów IT nie jest amortyzowana, co sprawia, że działy księgowe po wrzuceniu zakupu w koszty, nigdzie takich zakupów IT nie inwentaryzują. W efekcie bywa, że dokupuje się sprzęt czy oprogramowanie IT pomimo tego, że na stanie firmy już są wolne licencje czy sprzęt IT (czasem wręcz zupełnie nowy).

Realne, bieżące koszty i nakłady

Podczas realnego przeglądu zasobów IT w firmie bardzo często okazuje się, że wiele wątków żyje własnym życiem. W praktyce oznaczać to może fakt, iż każdy dział firmy – we własnym zakresie – dokonuje zakupów niezbędnego wyposażenia IT – sprzętowego, usług i oprogramowania.

Sama centralizacja zamówień oznacza w praktyce dużo korzystniejsze ceny zakupu, a także możliwość uzyskiwania dodatkowych profitów, wynikających ze skali zakupów danego sprzętu czy oprogramowania.

Unifikacja procesów

Jeśli decydujemy się na outsourcing IT, również procesy wewnątrz firmy powinny ulec modyfikacji. Od momentu podpisania umowy na outsourcing IT firma powinna działać według nowych reguł zamawiania zasobów IT oraz reagowania na problemy z nimi – zwłaszcza, gdy outsourcujemy usługę helpdesku.

Nowe procesy związane z zasobami IT powinny uwzględniać nie tylko potrzeby każdego z działów firmy, ale także kwestie księgowe (odpowiedniego księgowania i ewidencji kupowanych lub wynajmowanych zasobów IT).

Dodatkowo, proces musi uwzględniać wskaźniki cenotwórcze umowy outsourcingowej, czyli potrzebna jest jasno określona ścieżka akceptacji wydatków wewnątrz firmy w zakresie nabywania nowych zasobów IT.

Doradztwo i audyt

Profesjonalna firma świadcząca usługi outsourcingu IT jest idealnym partnerem do przygotowania unifikacji procesów w firmie. Dzieje się to m.in. z następujących przyczyn:

• Taka firma zna dobre praktyki w tym zakresie.
• Wdrożenie poprawnych procesów ułatwi rozliczanie i kontrolę jakości usługi outsourcingu IT.
• Specjalistyczna firma IT posiada w swoich zasobach szereg specjalistów z różnych dziedzin IT, którzy mogą doradzić w zakresie optymalizacji obecnych procesów w firmie lub podpowiedzieć wprowadzenie nowych. W takim przypadku zleca się usługę audytu, która wmoże obszary wymagające optymalizacji.
• Firma świadcząca outsourcing IT zdecydowanie precyzyjniej i szerzej będzie przyglądać się stanowi obecnemu zasobów IT w firmie niż audyt wykonany przez własnych pracowników. Wielokrotnie bywa, że pracownicy wiedząc o różnego rodzaju „nieprawidłowościach” czy zaniedbaniach starają się nie wyciągać ich na światło dzienne, aby nie zostać oskarżonym o ich istnienie czy zaniedbania.
• Przeprowadzenie rzetelnego audytu IT może mieć zbawienne konsekwencje dla zarządu firmy, o czym napiszę za chwilę.
• Dobry audyt ma też jeszcze jedną zaletę – pozwala na realne oszacowanie „zysków i strat” wprowadzenia outsourcingu IT. Mając pełną wiedzę o stanie obecnym oraz istniejących brakach, dużo łatwiej podjąć decyzje w zakresie zasobów IT.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż podejmowanie decyzji na zasadzie „Mamy problem, więc przerzućmy to na firmę zewnętrzną – będziemy mieli komu naliczać kary” to jednak nienajlepszy pomysł.

Problemy we własnych firmach należy rozwiązywać, a nie przerzucać do zewnętrznych firm. To tak jakbyśmy oczekiwali, że wyzdrowiejemy wyłącznie dlatego, że poszliśmy do dobrego lekarza, a sami nie chcemy dać się przebadać czy stosować się do jego zaleceń.

Ukryty potencjał straty

Pod pojęciem ukrytego potencjału straty kryje się parę zagadnień związanych zarówno z samym zarządzaniem spółką, jak też realną odpowiedzialnością kadry zarządzającej.

Strata czasu i/lub pieniędzy spowodowana niepotrzebnie wykonaną pracą ludzką to rzecz oczywista. Źle zorganizowane procesy skutkują realnymi, policzalnymi kosztami, które trudne są do wychwycenia w dziale księgowym, o ile nie stosuje się zaawansowanej metodologii rozliczania i analizy kosztów.

Samo zoptymalizowanie procesów IT może uwolnić sporo roboczogodzin pracowników, którzy mogą poświęcić swój czas pracy na rzeczy mające bezpośredni wpływ na efektywność finansową firmy. Ale to nie wszystko.

Innym wyzwaniem jest analiza wrażliwości biznesowej firmy na problemy w zakresie zasobów IT. Jeżeli firma nigdy nie zrobiła analizy tego, jak awarie systemów IT czy ataki hakerskie (ransomware, ataki DDoS, itd.) mogą wpłynąć na jej działalność biznesową , to zaistnienie takiego zdarzenia może ją drogo kosztować. Zarówno w kwestii finansów, jak i reputacji firmy.
Jeżeli dojdzie to takiej awarii lub ataku, wówczas pojawia się bardzo wiele pytań ze strony zarządu, zaczynających się od słowa „Dlaczego…?”.

Jest jeszcze jeden ważny ukryty potencjał straty, mianowicie zaniedbania, które prowadzą nie tylko do realnych strat finansowych, ale także do odpowiedzialności karnej kadry zarządzającej firmą. Dotyczy to zarówno zarzutów o marnotrawstwo, jak i problemów z prawem, na przykład w przypadku wykrycia używania przez firmę nielegalnego oprogramowania.

Szczególnie dotkliwe mogą być zaniedbania w zakresie ochrony danych osobowych z racji nadchodzącego terminu obowiązywania przepisów RODO. W obu przypadkach kadra zarządzająca może spodziewać się zarzutów personalnych, które mogą oznaczać postępowania karne nie tylko dla firmy, ale także dla nich samych.

Życie pokazuje, że w tej kwestii dzieją się rzeczy niebywałe. W pewnej polskiej firmie doszło na przykład do sytuacji, gdzie jej własny pracownik złożył oficjalne zawiadomienie o używaniu przez firmę nielegalnego oprogramowania. Co ciekawe, ów pracownik inspirowany był swoimi przekonaniami religijnymi, a nie chęcią odegrania się na pracodawcy.

Na dokładkę, w przypadku o którym piszę, najwięcej nielegalnego oprogramowania zainstalowane było na firmowych komputerach przez samych pracowników (oprogramowanie kompletnie niezwiązane z działalnością biznesową firmy). Nalot policji wraz z pracownikami BSA skutkował aktem oskarżenia, w którym wartość licencji nielegalnego oprogramowania znalezionego na firmowych komputerach była kwotą 6-cyfrową.

Outsourcing IT może być sporym antidotum na tego typu zagrożenia i ukryte straty, pod warunkiem uwzględnienia tych zagadnień w umowie z wykonawcą tej usługi.

Transparentność

Kolejną zaletą outsourcingu IT może być nowa jakość w kontroli wydatków. W bardzo wielu firmach zakupy IT odbywają się na zasadzie decyzji „tu i teraz”. Są to impulsowe akcje, gdzie ktoś rzuca hasło „Potrzebujemy… z IT”.

W odpowiedzi na taką propozycję udzielana jest zgoda na „poszukajcie czegoś w internecie”. Po zrealizowaniu zakupu, nikt nie pamięta później co i po co było zakupione, oraz co się z tym dzieje po „ugaszeniu pożaru”.

Istnienie wyspecjalizowanej firmy z zakresu IT daje zdecydowanie więcej korzyści. Po pierwsze, to do niej trafia zapotrzebowanie na rozwiązanie problemu. To ta firma staje się adresatem stwierdzenia „Potrzebujemy… z IT”. Po drugiej stronie powinien być partner, który dokładnie przeanalizuje tę potrzebę i zada szereg pytań, których pierwotnie nikt by nie zadał. W efekcie może się okazać, że zamiast kupować, można krótkoterminowo wynająć, odpłatnie pożyczyć, lub leasingować.

W firmach, których prowadzenie biznesu nie jest bezpośrednio związane z systemami IT, brakuje osób o odpowiedniej wiedzy czy doświadczeniu. Najczęściej w takich firmach jest jedna osoba, która ma robić multitasking w zakresie systemów IT. Jednocześnie zarządy firm nie chcą przyjąć do wiadomości, że czasy, gdy informatyk znał się na wszystkim, bezpowrotnie minęły.

Obecnie każda dziedzina IT staje się odrębną specjalizacją, gdzie wymagana jest gruntowna znajomość problemu, aby dopasować rozwiązanie IT.

W przeciwnym wypadku można źle dobrać rozwiązanie IT i przepłacić lub wydać pieniądze na systemy IT, które nie rozwiążą problemu. Outsourcing IT może być antidotum na firmowe braki w zakresie znajomości zaawansowanych rozwiązań IT czy brak dostępu do wiedzy o mało znanych modelach usługowych bądź finansowych w zakresie zasobów IT.

Podsumowanie

Usługa outsourcingu IT nie oznacza jedynie różnicy na księgowych kontach rozliczeniowych, gdzie z jednej strony wskazuje się bieżący koszt, a z drugiej koszt samej usługi. Outsourcing IT to szereg procesów poprzedzających samą umowę o świadczenie tej usługi, które pozwalają na pełną analizę stanu obecnego zasobów IT.

Dopiero znajomość realnego stanu można uznać za bazę do oceny zasadności outsourcingu IT. Ta baza to świetny punkt wyjścia do określenia realnych korzyści, jakie może dać outsourcing IT. Dobrze zrobiony audyt przedstawia realne cyfry, które mogą być podstawą do podjęcia racjonalnej decyzji.

Ponadto celem outsourcingu IT nie jest wyłącznie obniżenie zwykłego kosztu zasobów IT, ale także zniwelowanie wszelkich zagrożeń straty czy nadużyć wewnątrz firmy, jak również zagrożeń odpowiedzialności karnej dla zarządzających firmą.

Na samym końcu dopiero są profity związane z tym, iż specjalistyczna firma outsourcingu IT posiada zarówno wiedzę, jak i doświadczenie w optymalizacji i ewidencji procesów IT, które przekładają się na realne oszczędności nie tylko pieniędzy, ale i czasu.

Istotne jest, aby cały ten proces poprzedzony był rzetelnym sprawdzeniem stanu istniejącego i bardzo dobrze zdefiniowanym stanem docelowym. Wówczas obie strony takiego partnerstwa będą usatysfakcjonowane.